【如何和往来单位制作询证函】在企业日常财务工作中，与往来单位进行账务核对是一项非常重要的工作。而询证函是用于确认往来款项真实性的重要工具，尤其在审计、对账或催收过程中具有重要作用。本文将总结如何与往来单位制作询证函的流程及注意事项。
一、制作询证函的基本步骤
| 步骤 | 内容说明 |
| 1 | 明确询证目的：确定是否为对账、催收、审计或其他用途，以便选择合适的函件类型和内容。 |
| 2 | 收集基础信息：包括对方单位名称、地址、联系人、联系电话、银行账户等基本信息。 |
| 3 | 填写金额数据：根据账簿记录，整理应收款或应付款的具体金额，并确保数据准确无误。 |
| 4 | 设计函件格式：可以使用公司模板或自行设计，包含标题、抬头、正文、金额明细、回函要求等内容。 |
| 5 | 发送方式选择：可采用邮寄、传真、电子邮件或线上平台等方式发送，视情况而定。 |
| 6 | 跟踪回函情况：及时跟进对方是否收到并回复，必要时进行电话提醒。 |
| 7 | 归档保存：将已收回的询证函及相关资料妥善归档，以备后续查阅或审计需要。 |
二、询证函的主要内容要素
以下是一份标准询证函应包含的
| 项目 | 内容示例 |
| 标题 | “关于XX单位往来账款的询证函” |
| 收件单位 | XX有限公司 |
| 发件单位 | XX公司财务部 |
| 联系人 | 张三 |
| 联系电话 | 138XXXXXXX |
| 银行账号 | XXXX-XXXX-XXXX-XXXX |
| 询证日期 | 2025年4月5日 |
| 询证内容 | 截至2025年3月31日，贵单位应付我公司XX元，是否存在差异？ |
| 回函要求 | 请于收到本函后5个工作日内回函，加盖公章并签字确认。 |
| 备注 | 如有异议，请注明原因并附相关凭证复印件。 |
三、注意事项
- 数据准确性：所有金额和信息必须经过复核，避免因错误导致后续纠纷。
- 语言简洁明了：避免使用模糊或歧义表达，确保对方能清楚理解函件内容。
- 法律效力：建议加盖公司公章，并由授权人员签字，以增强函件的正式性和法律效力。
- 保密性：涉及敏感财务信息时，应采取加密或安全渠道发送，防止信息泄露。
通过以上步骤和内容要点，企业可以更高效、规范地与往来单位制作和发送询证函，确保账务清晰、风险可控。
