【人事档案管理制度范本】在现代企业管理中，人事档案作为员工信息的重要载体，是企业进行人力资源管理、人员调配、绩效考核以及法律事务处理的基础依据。为了规范人事档案的管理流程，确保档案资料的完整性、准确性与安全性，特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工及临时用工人员。所有与员工相关的个人信息、工作经历、考核记录、奖惩情况等均应纳入人事档案管理范围。

二、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的建立、保管、更新与销毁工作；

2. 各部门负责人需配合人力资源部门，及时提供员工相关资料；

3. 员工本人有责任如实填写并提交个人基本信息及相关材料。

三、档案内容

人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息表（含姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等）；

2. 学历证明、资格证书复印件；

3. 劳动合同、岗位说明书、薪酬协议；

4. 工作经历、职务变动记录；

5. 考核评价、奖惩记录；

6. 培训记录、晋升材料；

7. 其他与员工管理相关的资料。

四、档案管理流程

1. 新员工入职时，须填写《员工信息登记表》，并提交相关证件复印件；

2. 人力资源部门在收到材料后，应在五个工作日内完成档案整理与归档；

3. 档案实行专人管理，定期检查，确保资料完整无缺；

4. 档案调阅需经部门负责人批准，并做好登记记录；

5. 员工离职或调岗时，应及时办理档案转移或封存手续。

五、档案保密与安全

1. 所有人事档案属于公司内部机密，未经授权不得对外泄露；

2. 档案存放地点应具备防火、防潮、防盗等基本安全条件；

3. 电子档案应设置权限管理，防止未经授权的访问与修改。

六、档案的更新与维护

1. 每年定期对员工档案进行核查与更新；

2. 员工个人信息变更时，应及时通知人力资源部门并补充相关材料；

3. 对于长期未使用的档案，应按规定进行分类保存或销毁。

七、档案的销毁

1. 档案销毁前需由人力资源部门提出申请，经管理层审批后执行；

2. 销毁过程应有专人监督，确保信息不被泄露；

3. 销毁记录应妥善保存，以备后续查阅。

八、附则

本制度自发布之日起施行，由人力资源部门负责解释与修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护公司人事档案的规范管理与信息安全。

通过建立健全的人事档案管理制度，不仅能提升企业的管理效率，还能有效防范潜在的法律风险，为企业的可持续发展提供坚实的人力资源保障。