为了进一步提升公司内部的办公效率和资源利用率，同时营造更加和谐、有序的工作环境，特制定以下最新的会议室使用管理制度。本制度旨在规范会议室的使用流程，明确相关责任与义务，确保会议能够高效、顺利地进行。

一、会议室使用原则

1. 资源共享：会议室是公司的重要公共资源，各部门应合理安排使用时间，避免资源浪费。

2. 提前预约：所有会议需提前通过公司内部系统或指定平台进行预约，未经预约不得擅自占用会议室。

3. 优先级管理：紧急会议或高层会议享有优先使用权，其他部门需根据实际情况调整会议时间。

二、预约流程

1. 线上预约：所有员工可通过公司OA系统提交会议室预约申请，填写会议主题、预计人数及时间等信息。

2. 审批机制：部门负责人需对预约申请进行审核，确保会议内容符合公司规定。

3. 确认通知：预约成功后，系统将自动发送确认邮件至申请人邮箱，并提醒相关人员按时参加会议。

三、会议室使用规则

1. 设备检查：使用前，请检查投影仪、音响、空调等设备是否正常运行，如有问题及时联系IT部门解决。

2. 保持整洁：会议结束后，参会人员应整理桌面，带走个人物品，确保会议室恢复原状。

3. 节约能源：离开会议室时，请关闭灯光、空调及其他电器设备，以节约能源。

4. 禁止吸烟：会议室为无烟区域，严禁在室内吸烟。

四、违规处理

1. 未预约使用：对于未经预约擅自占用会议室的行为，公司将视情节严重程度给予警告或处罚。

2. 损坏设施：如因人为原因导致会议室设施损坏，责任人需承担相应维修费用。

3. 长期闲置：若预约的会议室长时间未被使用，管理员有权取消该预约并重新分配给其他需求方。

五、监督与反馈

1. 监督机制：公司设立专门的会议室管理员，负责日常巡查与管理工作。

2. 意见反馈：欢迎员工提出改进建议，共同优化会议室使用体验。

本制度自发布之日起正式实施，希望全体员工严格遵守，共同努力打造一个高效、舒适的工作环境。如有疑问或建议，请随时与行政部联系。

以上即为最新的会议室使用管理制度，希望大家能够积极配合，共同维护良好的办公秩序。