在现代企业管理和运营中，合同档案管理是一项至关重要的工作。它不仅关系到企业的日常运作，还直接影响到企业的法律风险控制和长期发展。为了进一步规范合同档案管理工作，提高工作效率并确保信息的安全性与完整性，我们制定了以下最新的合同档案管理制度细则。

一、总则

1. 本制度适用于公司所有部门及分支机构。

2. 合同档案是指公司在经营活动中签订的各种类型合同及相关文件材料。

3. 合同档案管理的目标是实现科学化、规范化、信息化管理，确保档案资料的真实性和完整性。

二、归档范围

1. 所有正式签署的合同文本及其附件。

2. 在合同执行过程中形成的补充协议、变更文件等。

3. 与合同相关的往来函件、会议纪要等。

4. 其他需要存档的重要文件。

三、归档时间

1. 对于已完成的合同，在合同履行完毕后一个月内完成归档。

2. 对于正在进行中的合同，每季度末进行一次集中整理，并及时更新档案信息。

四、保管期限

1. 短期合同（一年以内）保管期限为三年；

2. 中期合同（一至五年）保管期限为五年；

3. 长期合同（五年以上）保管期限为十年。

五、查阅权限

1. 内部员工因工作需要查阅合同档案时，需经所在部门负责人批准后方可办理；

2. 外部单位或个人如需查阅合同档案，则必须由相关部门陪同，并填写《档案查阅申请表》，经主管领导审批同意后方可查阅。

六、保密措施

1. 档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露任何涉及商业秘密的信息；

2. 使用电子设备存储的档案资料应当设置密码保护，并定期更换密码；

3. 对于敏感性强的档案资料，可以采取加密传输等方式加强防护。

七、责任追究

1. 凡违反本制度规定造成损失者，将视情节轻重给予相应处分；

2. 因玩忽职守导致档案损毁或者丢失的，除赔偿经济损失外还将追究法律责任。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行；

2. 如遇特殊情况需调整相关规定时，须经总经理办公会讨论决定后方可实施；

3. 本制度最终解释权归本公司所有。

通过上述细则的实施，相信能够有效提升我司合同档案管理水平，为公司的持续健康发展提供有力支持！