第一章 总则

第一条 为了加强公司的人事档案管理工作，确保员工个人资料的安全与完整，提高人力资源管理效率，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括招聘、录用、培训、考核、奖惩、离职等环节的相关信息记录和保存。

第三条 公司人事档案管理应遵循保密性、准确性、完整性和及时性的原则，任何人员不得擅自查阅或泄露员工档案信息。

第二章 档案的建立与维护

第四条 新员工入职时，人力资源部门需收集其基本信息，并建立完整的电子及纸质档案。档案内容应包括但不限于个人简历、身份证复印件、学历证明、资格证书、劳动合同等。

第五条 员工在工作期间如有变动（如岗位调整、薪资变更等），应及时更新其人事档案，确保信息的实时性和准确性。

第六条 对于员工的各类培训记录、绩效评估报告等动态信息，也应当归入个人档案中，以便全面反映员工的职业发展情况。

第三章 档案的使用与保护

第七条 员工人事档案仅供公司内部管理和决策使用，外部单位或个人未经批准不得查询或借阅。

第八条 如需对外提供员工档案信息，必须经过总经理审批，并由专人负责办理相关手续。

第九条 所有接触人事档案的工作人员都必须严格遵守保密规定，不得私自复印、拍照或者传播档案内容。

第四章 档案的保管期限

第十条 长期有效的档案，如劳动合同、重要证书等，应永久保存；短期有效档案，如临时合同、试用期记录等，则应在有效期结束后至少保留两年。

第十一条 当员工正式离职后，其人事档案需继续保存至少五年，以备核查。

第五章 监督与检查

第十二条 公司将不定期对人事档案管理工作进行监督检查，发现问题立即整改，确保制度的有效执行。

第十三条 对违反本制度的行为，公司将依据情节轻重给予相应的处分，直至追究法律责任。

第六章 附则

第十四条 本制度自发布之日起实施，由人力资源部负责解释和修订。

第十五条 在实际操作过程中遇到未尽事宜，可参照国家有关法律法规及公司其他相关规定处理。

通过以上制度的实施，旨在构建一个规范、高效且安全的人事档案管理体系，为公司的长远发展奠定坚实的基础。