【人事档案管理办法[页2]（规章制度）】为进一步规范企业内部人事档案的管理流程，确保员工信息的安全性、完整性与可追溯性，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本《人事档案管理办法》。本办法适用于公司所有员工的人事档案管理工作，旨在提升人力资源管理的科学化、制度化水平。

一、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的统一管理与日常维护，确保档案资料的真实、准确和完整。

2. 各部门负责人应配合人力资源部门，及时提供员工相关信息，并确保所提交材料的真实性。

3. 档案管理人员需定期对档案进行整理、归档与检查，防止资料遗失或损坏。

二、档案内容与分类

1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式等。

2. 教育背景：学历证书、学位证书、培训记录等。

3. 工作经历：入职时间、岗位变动记录、离职证明等。

4. 奖惩记录：表彰、处罚等相关文件。

5. 其他资料：劳动合同、绩效考核结果、健康体检报告等。

三、档案保管与使用

1. 所有员工档案应实行集中管理，设立专门档案室或电子档案系统，确保安全保密。

2. 档案借阅须经审批，仅限于工作需要，且不得擅自复制或外传。

3. 员工离职后，其档案应按规定保存一定年限，具体期限根据公司政策及法律规定执行。

四、档案更新与销毁

1. 员工信息发生变更时，应及时更新档案内容，确保信息的时效性。

2. 对于已失效或无保留价值的档案，需经相关部门审核后，按照规定程序进行销毁，并做好登记备案。

五、监督与责任

1. 人力资源部门应定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 对于因管理不善导致档案丢失、泄露或损毁的行为，将追究相关责任人责任。

3. 鼓励员工积极参与档案管理监督，共同维护公司信息安全。

本办法自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，确保人事档案管理工作有序、高效开展。