为规范公司各类文件资料的管理流程，确保信息的安全性、完整性与可追溯性，提高办公效率和管理水平，特制定本《公司文件资料归档管理制度》。本制度适用于公司各部门及全体员工在日常工作中形成的各类文件、资料、电子文档及相关记录的收集、整理、归档、保管与使用。

一、适用范围

本制度适用于公司所有内部文件资料的管理，包括但不限于：行政公文、会议纪要、合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、项目资料、业务往来函件等。凡涉及公司运营、管理、决策的相关资料，均应按照本制度进行统一归档管理。

二、归档原则

1. 及时性：各类文件资料应在形成后及时整理并归档，避免遗漏或延误。

2. 完整性：归档资料应完整无缺，确保内容真实、准确、有效。

3. 分类清晰：根据文件性质、用途、密级等因素进行科学分类，便于查找与使用。

4. 安全性：重要文件资料应采取必要的保密措施，防止泄露或丢失。

5. 可追溯性：归档资料应具备明确的来源、时间、责任人等信息，确保责任可查。

三、归档流程

1. 资料收集：各部门负责人应指定专人负责文件资料的收集与初步整理工作。

2. 分类整理：根据文件类型、内容、密级等进行分类，并按年份、部门、项目等进行编号。

3. 审核确认：归档前需由相关责任人对资料进行审核，确保其真实性和完整性。

4. 正式归档：经审核无误后，将纸质资料交至档案管理部门进行统一登记、编号和存放；电子资料应同步上传至公司指定的电子档案系统。

5. 登记备案：档案管理人员应对归档资料进行详细登记，包括归档人、归档时间、文件名称、份数、存放位置等信息。

四、档案管理职责

1. 各部门职责：各部门应建立本部门的文件资料管理制度，指定专人负责资料的日常管理与归档工作。

2. 档案管理部门职责：负责公司整体档案的接收、整理、保管、借阅及销毁等工作，确保档案系统的正常运行。

3. 员工职责：全体员工应积极配合档案管理工作，按规定提交相关资料，不得擅自销毁、隐匿或外传公司文件。

五、档案借阅与使用

1. 借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经相关负责人审批后方可办理。

2. 借阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、涂改、损坏档案资料。

3. 借阅期限一般不得超过一周，如需延期，应重新办理手续。

4. 涉及机密或敏感信息的档案，须经公司高层批准后方可借阅。

六、档案的销毁与处置

1. 对于超过保存期限、无继续保存价值的档案，应由档案管理部门提出建议，报请公司领导审批后统一销毁。

2. 销毁过程应有专人监督，确保资料彻底销毁，防止信息泄露。

3. 销毁记录应妥善保存，以备查阅。

七、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释和修订。

2. 各部门可根据实际情况，结合本制度制定具体的实施细则，并报公司备案。

3. 本制度的执行情况将纳入部门绩效考核，对违反规定的部门或个人，将视情节轻重给予相应处理。

通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的文件资料管理体系，为企业的长期稳定发展提供坚实的信息保障。