为了更好地管理和保护渤海大学青年志愿者协会的各项活动记录与资料，确保档案的完整性和安全性，促进志愿服务工作的规范化和制度化，特制定本档案管理制度。

一、档案管理范围

1. 志愿服务活动的相关文件、照片、视频等资料。

2. 志愿者报名表、培训记录、服务时长统计等个人信息资料。

3. 各类会议纪要、工作计划、总结报告等内部管理文件。

4. 与其他组织或机构合作的协议书、合同等重要文件。

二、档案收集与整理

1. 活动结束后一周内，由活动负责人将相关资料提交至档案管理员处。

2. 所有电子文档需统一存放在指定的电脑文件夹中，并按照时间顺序进行分类命名。

3. 纸质文档应按类别装订成册，封面注明名称、日期及责任人信息。

三、档案存储

1. 电子档案通过云存储平台备份，确保数据安全。

2. 纸质档案存放于专用档案柜内，定期检查防潮、防火措施。

3. 对敏感信息采取加密处理，防止泄露。

四、档案查阅与借阅

1. 内部成员因工作需要查阅档案时，须填写申请表并经批准后方可查阅。

2. 外部单位或个人如需查阅档案，需提前预约，并在工作人员陪同下进行。

3. 借出的档案必须按时归还，不得私自复印或外传。

五、档案销毁

1. 对于超过保存期限且无保存价值的档案，可申请销毁。

2. 销毁前需经过会长审批，并做好登记备案。

3. 销毁方式应符合环保要求，避免造成环境污染。

六、责任追究

1. 凡违反本制度规定导致档案丢失或损坏者，将视情节轻重给予相应处罚。

2. 档案管理员负有监督执行的责任，确保制度落实到位。

以上即为渤海大学青年志愿者协会档案管理制度，请各位成员严格遵守，共同维护好协会的历史记忆与发展轨迹。