在日常办公中，我们经常需要处理大量格式相同但内容不同的文档，比如邀请函、工资条等。传统的方法是逐一编辑，既费时又容易出错。而Word中的邮件合并功能，则可以大大简化这一过程，让我们高效地完成任务。

首先，打开你的Word文档，点击顶部菜单栏的“邮件”选项卡。在这里，你可以看到一系列与邮件合并相关的工具按钮。为了开始邮件合并，你需要先准备一个数据源文件，这可以是一个Excel表格或文本文件，里面包含了所有需要合并的数据。

接下来，选择“开始邮件合并”按钮下的“信函”选项。然后点击“选择收件人”，这里可以选择从现有列表中导入数据，或者新建一个数据源。如果你选择了现有的Excel文件，系统会自动打开并让你确认数据范围。

现在回到主文档，定位到你想要插入合并字段的位置。例如，如果你想在每封信的开头插入收件人的名字，就将光标放在合适的地方，然后点击“插入合并域”，在弹出的列表中选择相应的字段名。这样，每次进行合并时，这些字段都会被替换为实际的数据。

完成上述步骤后，就可以预览结果了。点击“预览结果”按钮，Word会显示每个记录对应的最终文档样子。如果一切正常，就可以执行实际的合并操作了。选择“完成并合并”，然后根据提示保存合并后的文档。

通过以上步骤，你就能够轻松利用Word的邮件合并功能批量生成个性化文档。这种方法不仅提高了工作效率，还能确保信息的准确性。希望这篇简单的教程对你有所帮助！记住，熟练掌握这项技能，可以在很多场合为你节省宝贵的时间和精力。