为了规范公司内部的人事档案管理工作，确保员工信息的安全性、完整性和保密性，特制定本规定。本规定适用于公司所有部门及全体员工，旨在通过科学合理的管理制度，提高工作效率并保障合法权益。

第一条 适用范围

本规定适用于公司范围内所有与人事档案相关的管理活动，包括但不限于员工入职、在职期间以及离职后的档案整理、保存和使用。

第二条 档案内容

人事档案应包含以下主要

- 员工基本信息（如姓名、性别、出生日期等）；

- 教育背景与职业资格证书复印件；

- 入职申请表及相关证明材料；

- 工作经历记录；

- 考核评价资料；

- 培训与发展计划；

- 离职手续文件。

第三条 归档流程

1. 收集材料：各部门需在新员工入职时及时提交完整的个人资料至人力资源部。

2. 审核确认：人力资源部负责对收到的信息进行核实，并补充缺失部分。

3. 归档保存：经审核无误后，将相关文档统一存入电子或纸质档案系统中。

第四条 使用权限

未经批准，任何人不得擅自查阅他人档案。如因工作需要查询某位同事的信息，请先向主管领导提出书面申请，并获得授权后方可查看。

第五条 安全措施

1. 所有涉及敏感信息的纸质版档案必须放置于带锁的柜子内保管。

2. 对于电子版档案，则应设置强密码保护，并定期更新以防泄露风险。

3. 在处理完临时借用的需求之后，应及时归还原件并注销临时访问权限。

第六条 更新机制

每位员工在其职业生涯中的每一次重要变动（例如晋升、调动或者调薪），都应当同步更新其对应的档案内容。同时，每年年底应对全部档案进行全面检查，确保信息准确无误。

第七条 违规处罚

对于违反上述规定的个人或团队，公司将视情节轻重给予警告、罚款甚至解除劳动合同等处分。此外，任何导致公司利益受损的行为都将受到法律追究。

结语

良好的人事档案管理体系不仅能够帮助企业更好地管理员工队伍，同时也是维护企业形象的重要组成部分。希望全体成员能够严格遵守本规定，共同营造一个健康和谐的工作环境！

以上就是关于“人事档案管理规定”的详细说明，如有疑问请随时联系人力资源部咨询。