【文件管理制度】在企业日常运营中，文件作为信息传递、决策依据和工作记录的重要载体，其管理质量直接影响到工作效率与管理水平。为确保各类文件的完整性、准确性与可追溯性，特制定本文件管理规范，旨在建立科学、系统的文件管理体系，提升组织运行效率。
本制度适用于公司内部所有部门及员工，在文件的创建、归档、存储、调阅、销毁等各个环节均需严格遵守相关规定。通过统一标准和流程，确保文件在整个生命周期内的有效管理和合理使用。
首先，文件的创建应遵循“谁产生、谁负责”的原则。各部门在开展业务过程中形成的各类文件，如会议纪要、通知公告、合同协议、工作报告等，应在形成后及时进行整理，并标注文件名称、编号、日期、责任人等基本信息，便于后续查找与管理。
其次，文件的归档与存储应按照分类清晰、存放有序的原则进行。建议采用电子与纸质双轨制管理，重要文件应同时保存电子版和纸质版。电子文件应按项目、时间或部门分类存储于统一的服务器或云平台中，设置合理的访问权限，防止信息泄露或误删。纸质文件则应存放在专用档案柜内，定期检查，保持整洁与安全。
文件的调阅与使用需履行审批手续。任何人员在查阅或借用文件时，必须填写申请单并经相关负责人批准后方可进行。对于涉及机密或敏感内容的文件，应严格控制访问范围，确保信息安全。
最后，文件的销毁应遵循“先审批、后处理”的原则。对已失效或不再具有保存价值的文件，须由相关部门提出销毁申请，经主管领导审核同意后，方可进行销毁。销毁方式应符合国家有关保密和环保规定，确保不留隐患。
本制度自发布之日起实施，各部门应认真学习并严格执行。如有违反，将根据情节轻重给予相应处理。同时，公司将定期对文件管理工作进行检查与评估，不断优化管理流程，提升整体管理水平。
通过建立健全的文件管理制度，不仅能提高企业的规范化程度，还能为今后的审计、合规及决策提供有力支持。希望全体员工高度重视，共同维护好公司的信息资产。